آشنایی با اداره دبیرخانه

دريافت، ثبت و توزیع مراسلات دانشگاه بر عهده این اداره می باشد.

شرح وظايف اداره دبیرخانه

1- نظارت بر ورود و خروج مراسلات داخلي و خارجي
2- تفكيك پاكتها و نامه ها جهت قرار دادن در باكس هاي مربوطه پس از تحويل از پست
3- تشخيص نامه هاي ثبتي خارج از سازمان جهت حوزه مديريتي
4- حضور بموقع در محل كار بطور مستمر جهت تحويل مراسلات مربوط به پيك هاي خارج از سازمان
5- ارسال و دريافت فاكس هاي داخلي و خارجي (اعم از خارج از دانشگاه و خارج از كشور) و بايگاني فاكس هاي انجام شده و ارسال تائيديه فاكس ها
6- ارجاع نامه هاي داراي ضمائم از طرف رياست دانشگاه و معاونین به ساير واحدها و ارجاع نامه هائي با دستور (كليه واحدها) از طرف مديركل امور اداري و ديگر واحدها
7- ارسال نامه هاي دانشگاه به خارج از سازمان توسط پيك دبيرخانه
8- تحويل و ارسال نامه هاي مربوط به حوزه مديريت و قسمتهاي مختلف دانشگاه در زمانهاي معین
9- پاسخگوئي به ارباب رجوع و پيگيري كارهاي مربوطه
10- بايگاني مكاتباتي كه ازطريق اتوماسيون ثبت مي شود و بعضاً با مرور زمان نياز به رويت فيزيكي هم دارد