پیام مدیر امور اداری و پشتیبانی


اداره کل امور اداري در واقع مديريت جنبه هاي انساني دانشگاه را در بر مي گيرد چرا که انسان عامل مهمي در رسيدن به اهداف سازمان و مديريت به شمار مي رود. تحقيقات، امروزه بيانگر اين واقعيت است که بين نحوه مديريت منابع انساني و رسيدن به اهداف مهم سازمان رابطه نزديکي وجود دارد.

اين مديريت در راستاي تحقق اهداف دانشگاه، اهم برنامه ريزي خود را بر منابع انساني (که رکن اساسي و اصلي سازمان است)، اجراي صحيح بخشنامه ها، آئين نامه ها و ... در چهارچوب مقررات و ضوابط قانونی انجام مي دهد.


حمید رضا طوسی


آشنایی با مدیریت امور اداری و پشتیبانی

مسئولیت مدیریت امور اداری و پشتیبانی از شهریور سال 1393 تاکنون به عهده آقای مهندس حمید رضا طوسی داری مدرک کارشناسی ارشد مهندسی صنایع و سیستم های بهره وری می باشد

رئوس فعاليت های مدیریت امور اداری و پشتیبانی

وظايف مديريت امور اداري و پشتيباني شامل موارد زیر است:
1. تعیین خط مشی و نظارت بر حسن اجرای فعالیت های اداری در سطح دانشگاه.
2. اجرای سیاست ها و خط مشی های دانشگاه در زمینه های مربوط به امور اداری، استخدامی و پشتیبانی.
3. تهیه و تنظیم آیین نامه ها، بخشنامه ها و دستورالعمل های اداری لازم جهت ارائه به مقامات ذی ربط براساس ضوابط و مصوبات دانشگاه و ابلاغ آن به کلیه واحدها پس از تأیید.
4. مطالعه و بررسی رسته های شغلی مشاغل دانشگاهی و ارائه نظرات و پیشنهادات اصلاحی به مراجع ذی ربط با همکاری مدیریت برنامه ، بودجه و تحول اداری و بهره وری دانشگاه.
5. مطالعه و بررسي در امر طبقه بندي مشاغل كاركنان .
6. تشخيص و تعيين رشته شغلي پستهاي سازماني با توجه به طرحهاي طبقه بندي مشاغل .
7. همكاري با واحدهاي ذيربط به منظور استقرار نظام آموزش كارمندان و متناسب ساختن دانش، مهارت و نگرش كارمندان با شغل مورد نظر و ايجاد انگيزه‌هاي لازم براي مشاركت مستمر كارمندان در فرآيند آموزش. تدوين نيازهاي آموزشي كارمندان براساس نيازسنجي شغل و شاغل به منظور ارتقاء سطح دانش و تخصص آنها.
8. پیش بینی کادر نیروی انسانی مورد نیاز و انجام امور استخدامی کارکنان با رعایت قوانین و مقررات استخدامی مربوط
- انجام امور اداری و استخدامی اعضای هیأت علمی و غیر هیأت علمی.
9. پیشنهاد تغییر وضعیت کارکنان بر اساس قوانین مصوب هیات اجرایی منابع انسانی موسسه
10. بررسی وضعیت کارکنان قرارداد ساعتی و استعلام نظر مدیران مستقیم آنان به منظور تغییر در وضعیت استخدامی آنان و ارائه پیشنهاد به معاون توسعه و مدیریت منابع موسسه
11. تنظیم و نگهداری پرونده استخدامی و صدور احکام مربوط اعم از انتصاب، مأموریت، تعلیق، ترفیع، مرخصی، اضافه کار، حفظ و حراست از پرونده ها
12. نظارت بر حضور مرتب در محل کار و دریافت و تایید اضافه کار مجموعه ها
13. - اجرای قوانین و مقررات، آیین نامه ها و دستور العمل های استخدامی، رفاهی و بیمه کارکنان
14. تأیید حکم مرخصی و مأموریت و .... بر اساس دستورالعمل های مربوط
15. برنامه ریزی، ایجاد هماهنگی و کنترل فعالیتهای مربوط به پشتیبانی و خدمات و نظارت در انجام کلیه امور پشتیبانی و خدماتی دانشگاه و ارائه آن به واحدهای مختلف.
16. انجام تدارکات و تأمین وسایل و تجهیزات موردنیاز واحدهای مختلف دانشگاه و سفارش آن از داخل و خارج کشور با هماهنگی کامل واحدهای ذی ربط .
17. نظارت بر امور انبارداری و تهیه و تنظیم دفاتر و اسناد و اسناد انبار، خرید کالا و توزیع و تحویل کالاهای مورد درخواست به واحد های متقاضی
18. همکاری در تهیه و تنظیم و اصلاح مجموعه شرح وظایف، نمودار و پست¬های سازمانی دانشگاه با مدیریت برنامه ریزی و توسعه دانشگاه.
19. همکاری با واحد حراست در زمینه حفاظت از ساختمان¬ها، اموال و تأسیسات.
20. شرکت در جلسات تهیه و تنظیم بودجه پرسنلی کارکنان.
21. مشارکت در جلسات و کمیسیون¬های مختلف دانشگاه و اظهارنظر و ارائه پیشنهادات لازم
22. رسیدگی به امور رفاهی و بازنشستگی کارکنان و اتخاذ تصمیمات لازم.
23. نظارت بر امر ارزشیابی واحدهای تابعه با همکاری واحدهای ذی ربط.
24. تلاش براي استقرار نظام مديريت عملكرد مشتمل بر ارزيابي عملكرد مديران و كارمندان و برنامه‌هاي سنجش و ارزيابي عملكرد و ميزان بهره‌وري واحدهاي دانشگاه و تهيه و ارسال گزارشهاي نوبه‌اي و منظم به مديريت دانشگاه.
25. تهيه طرح‌هاي لازم براي ارتقاء بهره وري و كارآيي نيروي انساني و مديريت واحدها و بهينه سازي ساختار، تركيب و توزيع نيروي انساني واحدها.
26. مشاركت در تهيه بودجه تفصيلي سالانه دانشگاه با رعايت مفاد آيين‌نامه مالي و معاملاتي و ارائه به هيات امنا و همچنين نظارت بر نحوه هزينه نمودن بودجه تخصيصي.
27. نظارت بر نظام اتوماسیون اداری و ارائه پیشنهاد برای بهبود مستمر آن
28. نظارت بر امور مربوط به دبیرخانه، بایگانی، دریافت و توزیع نامه ها
29. تأیید اسناد خرید و تکمیل مدارک مربوط به تسلیم به مدیر امور مالی
30. برگزاري مناقصه و عقد قرارداد با شركتها و موسسات غير دولتي به منظور واگذاري امور خدماتي و پشتيباني مورد نياز به بخش خصوصي.
31. ایجاد نظام اطلاع رسانی بخشنامه ها و پیگیری و نظارت بر حسن اجرای آن
32. بررسي و ارسال گزارش تخلفات اداري كاركنان به «هيأت رسيدگي به تخلفات اداري كارمندان».
33. بررسي و ارائه راهكار به هيأت اجرايي براي افزايش بهره‌وري كاركنان و استقرار نظام كنترل نتيجه و محصول ( ستانده) و كنترل مراحل انجام كار و يا هر دو،
34. شناسايي برنامه‌ها و طرحهاي اداري موفق در سطح دانشگاه و تعميم و گسترش آن به ساير بخشها از طريق ارايه برنامه‌ها به هيأت اجرايي به همراه گزارش توجيهي و مستندات لازم.
35. انجام سایر امور محوله از سوی مقام مافوق.