همانگونه که مستحضرید، فعالیت‌ها و اقدامات انجام شده در هر سازمان به صورت اسناد و مدارک نگهداری می‌شوند و حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی است که در تعالی و تحقق اهداف سازمان نقش مهمی داشته و مهمترین ابزار مدیریت در تهیه برنامه‌های عملیاتی و تصمیم‌گیری‌های اداری محسوب می‌شوند.

بدون تردید، نبود یک سیستم و برنامه منظم و مدون برای طبقه‌بندی، تنظیم و نگه‌داری و در نهایت استفاده از اسناد و مدارک، موجب تراکم پرونده‌ها، کندی در مراحل انجام کار، دوباره کاری‌ و وقفه در گردش مکاتبات و اجرای وظایف مربوط به آن سازمان می‌گردد. لذا تشکیلات اداره دبیرخانه وظیفه دریافت، ثبت، حفظ، توزیع اسناد و پرونده های یک سازمان را برعهده دارد و موظف به ارائه خدمات به مراجعین می‌‌باشد.
در یک کلام فعالیت اداره دبیرخانه، بستری مناسب برای آسان‌سازی کارها، افزایش دقت و سرعت امور و ایجاد ارتباط شفاف و سازنده بین مدیران، کارکنان و مراجعین سازمان می‌باشد وکلیه فعالیتها و اقدامات دبیرخانه، زیر نظر مدیریت امور اداری و پشتیبانی دانشگاه انجام می‌گیرد. در ادامه به چند نمونه از وظایف اداره دبیرخانه اشاره می‌‌شود:
۱ـ نظارت بر ورود و خروج مراسلات داخلی و خارجی.
۲ـ تفکیک پاکت‌ها و نامه‌های رسیده از اداره پست و توزیع آنها.
۳ـ ارسال و دریافت فکس های داخلی و خارجی (اعم از خارج از دانشگاه و خارج از کشور) و بایگانی فکس‌های انجام شده و ارسال تائیدیه فاکس ها.
۴ـ ارجاع نامه از طرف ریاست، معاونین و مدیران دانشگاه به سایر واحدها، حسب دستور مافوق.
۵ـ ارسال نامه‌ها به خارج از دانشگاه توسط پیک دبیرخانه.
۶ـ تحویل و تحول روزانه نامه‌های مربوط به حوزه مدیریت و واحدهای مختلف دانشگاه در زمانهای معین.
۷ـ پاسخگوئی به ارباب رجوع و پیگیری کارهای مربوطه
۸ـ بایگانی مکاتباتی که در اتوماسیون ثبت می شوند و بعضاً نیاز به نسخه فیزیکی دارند ...

رامین منصوری ـ رئیس اداره دبیرخانه

سایر مطالب این بخش | نسخه قابل چاپ | ارسال به دوستان |